Chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty

Hộ kinh doanh được phép chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty: công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân để mở rộng thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang các loại hình công ty này, phải tuân thủ các quy định của pháp luật doanh nghiệp. Vậy vấn đề chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty theo quy định của pháp luật được thực hiện như thế nào? Mời Quý khách tham khảo bài viết dưới đây của công ty Luật HT để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định số 80/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Quy trình thực hiện chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty

Bước 1: Chuẩn bị thông tin, tài liệu và lựa chọn loại hình công ty chuyển đổi

Các thông tin, tài liệu chủ sở hữu công ty cần chuẩn bị gồm có:

• Tên công ty;
• Địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên lạc, email (nếu có);
• Ngành nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ;
• Người đại diện theo pháp luật, chức danh của người đại diện;
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh.

Lựa chọn loại hình công ty chuyển thành:

• Công ty hợp danh: Phải có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (gọi là thành viên hợp danh), ngoài thành viên hợp danh, công ty có thể có thêm thành viên góp vốn.
• Công ty TNHH một thành viên: do 01 tổ chức hoặc 01 cá nhân làm chủ sở hữu công ty.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Phải có tối thiếu 02 thành viên; tối đa là 50 thành viên.
• Công ty cổ phần: Phải có tối thiếu 03 cổ đông; không hạn chế số lượng tối đa.
• Doanh nghiệp tư nhân: do 01 cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty

Tùy thuộc vào loại hình công ty mà hộ kinh doanh lựa chọn chuyển thành, hồ sơ thành lập bao gồm các tài liệu, giấy tờ cơ bản như sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty ;
• Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên;
• Danh sách cổ đông đối với công ty cổ phần;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ thành lập công ty;
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ sau: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân còn hiệu lực đối với thành viên công ty.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập công ty

• Việc đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính;
• Thời gian xử lý hồ sơ: 03 ngày làm việc;
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu tại cơ quan đăng ký kinh doanh, miễn phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp lần đầu tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia là 100.000 đồng.

Bước 4: Nhận kết quả thành lập công ty và chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.

Những thủ tục cần thực hiện sau khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty

Thực hiện thủ tục chấm dứt hộ kinh doanh

• Chủ hộ kinh doanh liên hệ cơ quan thuế quản lý thực hiện thủ tục chấm dứt hộ kinh doanh sau khi thành lập công ty. Hộ kinh doanh có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và nghĩa vụ tài chính chưa thực hiện trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh, trừ trường hợp hộ kinh doanh và chủ nợ có thỏa thuận khác.

Thực hiện các thủ tục sau thành lập công ty

• Treo biển công ty: việc treo biển tại địa chỉ trụ sở công ty để khi cơ quan thuế kiểm tra; có thể biết được tình trạng công ty đang hoạt động đúng tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký. Trường hợp công ty không treo biển cơ quan thuế sẽ không biết được, tình trạng hoạt động dẫn đến việc cơ quan quản lý sẽ đóng mã số thuế gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh;
• Mua chữ ký số: Chữ ký số là thiết bị dùng để doanh nghiệp ký điện tử phục vụ cho việc ký các loại tờ khai thuế, ký hóa đơn điện tử, nộp thuế điện tử;

• Đề nghị phát hành hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là chứng từ xác nhận hoạt động cung cấp dịch vụ, hàng hóa với đối tác trong hoạt động kinh doanh của công ty. Sau khi thành lập để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp nộp hồ sơ gồm: Quyết định phát hành, mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý xét duyệt và đồng ý chấp thuận sử dụng;
• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế: mỗi công ty cần có ít nhất 1 tài khoản ngân hàng để giao dịch trong hoạt động cung cấp dịch vụ với đối tác, khách hàng, đồng thời thông qua tài khoản công ty cũng thuận tiện trong việc thực hiện được nghĩa vụ nộp thuế điện tử với cơ quan quản lý nhà nước;
• Nộp và kê khai thuế môn bài: Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
• Lưu trữ các tài liệu, chứng từ liên quan đến công ty
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Con dấu của doanh nghiệp;
• Bố trí văn phòng làm việc để thể hiện doanh nghiệp có hoạt động;
• Người đại diện theo pháp luật, nhân viên để tiếp cán bộ đại diện cơ quan thuế;
• Hợp đồng thuê hoặc mượn nhà;
• Chứng minh thư nhân dân, hộ khẩu của chủ nhà;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của căn nhà (bản công chứng).

Lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty

• Hộ kinh doanh chuyển đổi lên công ty sẽ thuận tiện hơn trong hoạt động mở rộng quy mô kinh doanh, vì công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng;
• Khả năng cạnh tranh của công ty sẽ cao hơn bởi có thương hiệu được xây dựng bởi chính uy tín và chất lượng sản phẩm, dịch vụ mình cung cấp;
• Khả năng huy động vốn của công cao so với hộ kinh doanh với nhiều hình thức khác nhau như các loại hình công ty cổ phần, công ty TNHH;
• Hộ kinh doanh chỉ có thể kinh doanh ở 1 địa điểm cố định, còn công ty có thể đăng ký kinh doanh ở nhiều địa điểm ngoài địa chỉ trụ sở chính bằng cách lập chi nhánh, văn phòng đại diện, hay lập địa điểm kinh doanh…
• Công ty được đầu tư, góp vốn, mua cổ phần từ các công ty khác;
• Số lượng người lao động không bị giới hạn, tạo việc làm cho người đang trong độ tuổi lao động;
• Công ty sẽ được ưu đãi về vay vốn hơn so với các mô hình kinh doanh khác.
• Sau khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh, công ty được miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
• Miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp có thời hạn theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Miễn, giảm tiền sử dụng đất có thời hạn theo quy định của pháp luật về đất đai.

Những vướng mắc mà khách hàng gặp phải khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty

Khi chuyển đổi hộ kinh thành công ty cần phải thực hiện các thủ tục về thuế như thế nào ?

Căn cứ công văn số 786/TCT-KK của Tổng Cục thuế về việc hướng dẫn chuyển hộ kinh doanh lên doanh nghiệp:

• Về hoàn thành nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh: Hộ kinh doanh phải có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Trường hợp hộ kinh doanh không hoàn thành nghĩa vụ thuế thì doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật. Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần được thành lập trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh, chủ hộ kinh doanh (người đại diện hộ kinh doanh) phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ chưa thanh toán của hộ kinh doanh, trừ trường hợp có thỏa thuận khác theo quy định của pháp luật.

Chuyển đổi hộ kinh doanh lên công ty có làm thay đổi mã số thuế không ?

• Có. Doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh được cấp mới mã số doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế của hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực (bao gồm toàn bộ mã số thuế 10 số của hộ kinh doanh và các mã số thuế 13 số địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh trên toàn quốc); mã số thuế của hộ kinh doanh khi chấm dứt hiệu lực vẫn được tiếp tục sử dụng làm mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.

Công ty chuyển đổi từ hộ kinh doanh sẽ được những ưu đãi gì về thuế ?

• Miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp có thời hạn theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Miễn, giảm tiền sử dụng đất có thời hạn theo quy định của pháp luật về đất đai;
• Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Cần chuẩn bị giấy tờ gì để chuyển đổi hộ kinh doanh lên công ty ?

Chủ hộ kinh doanh cần chẩn bị các giấy tờ sau:

• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ sau: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân còn hiệu lực đối với thành viên công ty.