Cuộc họp Hội đồng quản trị được tổ chức theo quy trình nào?

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Để quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty, Hội đồng quản trị phải tiến hành họp. Với mong muốn giúp khách hàng hiểu rõ hơn các quy định pháp luật về doanh nghiệp, cụ thể là về quy trình tổ chức cuộc họp đại hội đồng quản trị .Sau đây, trong bài viết này Luật HT sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin về quy trình tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị như sau

Căn cứ pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020

Quy trình tổ chức họp Hội đồng quản trị có các bước sau:

Bước 1: Đề nghị mở cuộc họp hội đồng quản trị

Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

Bước 2: Thông báo mời họp

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.

Ngoài ra, chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị. Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp Hội đồng quản trị; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.

Bước 3: Tổ chức cuộc họp hội đồng quản trị

Cuộc họp được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Nếu triệu tập lần thứ hai chỉ cần một phần hai số thành viên trở lên dự họp. Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận. Các cuộc họp phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

Khi mở cuộc họp phải tiến hành bầu chủ tọa và thứ ký cuộc họp. Chủ tọa là người điều khiển và ổn định trật tự cuộc họp. Các thành viên Hội đồng quản trị dự họp tiến hành thảo luận và biểu quyết về các vấn đề được nêu ra trong chương trình họp. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

Bước 4: Thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị

Các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Trừ trường hợp điều lệ công ty quy định khác

Bước 5: Biên bản cuộc họp

Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải ghi vào sổ biên bản được lập bằng tiếng Việt và có thể bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Trên đây là những quy định của Luật doanh nghiệp 2020 về quy trình tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị. Nếu bạn còn bất cứ vướng mắc nào về vấn đề này hoặc bạn cần tư vấn về thủ tục thành lập doanh nghiệp, thành lập công ty vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ