Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo từng loại hình công ty

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường, đối tác mới, quảng bá được thương hiệu, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Sau đây, Luật HT xin cung cấp tới Quý khách hàng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Đối với công ty TNHH một thành viên

Trường hợp chủ sở hữu là cá nhân:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thành lập văn phòng;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người nộp hồ sơ.

Trường hợp chủ sở hữu là pháp nhân:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty kèm theo biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị tương ứng với loại hình doanh nghiệp của chủ sở hữu;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người nộp hồ sơ.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Quyết định của Hội đồng thành viên;
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người đứng đầu;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thành lập;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người nộp hồ sơ.

Đối với công ty cổ phần

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người đứng đầu;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thành lập;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người nộp hồ sơ.

Đối với công ty hợp danh

• Thông báo thành lập do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Quyết định của Hội đồng thành viên;
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thành lập;
• Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu) của người nộp hồ sơ.

Tài liệu cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện

• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện, gồm: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu còn thời hạn sử dụng;
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ của văn phòng trường hợp trụ sở văn phòng được đặt tại trung tâm thương mại, tòa nhà hỗn hợp nhà ở – văn phòng.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng

• Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở;
• Hình thức nộp hồ sơ: Qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp;
• Lệ phí nhà nước: 0 đồng

Bước 3: Nhận kết quả thành lập văn phòng đại diện

• Trong thời gian 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét nội dung, thành phần hồ sơ của doanh nghiệp và cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đối với những hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ để nộp lại và thời gian được tính lại từ đầu.

Các thủ tục cần phải thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện

• Làm biển văn phòng đại diện, treo tại trụ sở;
• Trường hợp văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh thì sẽ không phải kê khai và nộp thuế môn bài, doanh nghiệp làm công văn gởi cục thuế để thông báo không thực hiện hoạt động kinh doanh;
• Trường hợp văn phòng đại diện có hoạt động kinh doanh thì hằng năm phải nộp thuế môn bài là 1.000.000 đồng/ năm;
• Mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các hoạt động giao dịch với khách hàng;
• Kê khai và nộp bảo hiểm xã hội cho lao động làm việc tại văn phòng.
• Khắc con dấu văn phòng đại diện. theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 “Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp”. Do đó, văn phòng đại diện tự khắc con dấu nếu có nhu cầu sử dụng.

Những vấn đề cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Tên của văn phòng đại diện: 

• Gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”; Tên văn phòng đại diện cũng được dịch ra tiếng nước ngoài, được viết tắt.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại địa chỉ văn phòng đại diện, tên văn phòng đại diện in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.

Địa chỉ văn phòng đại diện:

• Không được đặt tại nhà chung cư, tập thể. Địa chỉ phải được kê khai chi tiết đầy đủ các thông tin địa lý gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện:

• Khác với chi nhánh được đăng ký ngành nghề kinh doanh theo công ty mẹ, văn phòng đại diện không có hoạt động kinh doanh nên chỉ đăng ký nội dung hoạt động như sau: “đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.

Người đứng đầu văn phòng đại diện:

• Là cá nhân, có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc nhân viên, người đứng đầu văn phòng đại diện có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc các trường hợp cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
• Người đứng đầu có thể là giám đốc công ty hoặc nhân viên được bổ nhiệm làm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Hình thức hạch toán thuế của văn phòng đại diện: Hạch toán phụ thuộc

Thuế môn bài của văn phòng đại diện:

• Theo Nghị định 139/2016 của Chính phủ có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
• Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng đại diện:

• Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự của văn phòng đại diện:

• Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm cho nhân viên.

Thông tin cần cung cấp để thành lập văn phòng:

• Thông tin của công ty mẹ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế;
• Tên văn phòng đại diện, địa chỉ văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao chứng thực giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Khắc con dấu văn phòng đại diện, gồm các nội dung chính:

• Tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp tự quản lý con dấu của văn phòng đại diện nên không phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.

 Luật HT cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện:

Công việc của chúng tôi:

• Tư vấn các bước thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện;
• Tư vấn điều kiện, hồ sơ thành lập;
• Thực hiện soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng;
• Đại diện khách hàng thực hiện các thủ tục thành lập;
• Tư vấn các thủ tục pháp lý phát sinh sau khi thành lập văn phòng đại diện.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0977659898
• Email: info.htlaw@gmail.com
• Zalo: 0977659898