[Tư vấn] Thủ tục thay đổi người đại diện công ty

Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một trong những thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh. Với từng loại hình doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau về hồ sơ, thủ tục khi thay đổi người đại diện theo pháp luật. Sau đây, Luật HT xin cung cấp đến Quý khách hàng các thông tin hữu ích về thủ tục thay đổi như sau:

Người đại diện theo pháp luật công ty là gì?

Theo Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

“ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy  định của pháp luật.”

Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty

• Từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc diện cấm quản lý, điều hành doanh nghiệp;
• Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;
• Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty, có thể là được đi thuê và thực hiện việc quản lý công ty theo hợp đồng lao động;
• Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Một số lưu ý về thay đổi người đại diện theo pháp luật

Chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty

Các chức danh cho người đại diện theo pháp luật trrong công ty gồm có:

• Giám đốc công ty;
• Tổng Giám đốc công ty;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị – đối với công ty cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với công ty cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với công ty TNHH 2 thành viên;
• Chủ tịch công ty – đối với công ty TNHH; Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.

Số lượng người đại diện theo pháp luật của một công ty

• Theo quy định Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020 thì công ty cổ phần và công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật;
• Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và tài liệu

Công ty chuẩn bị các thông tin sau:

• Bản photo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao công chứng CCCD/CMND/ Hộ chiếu của người đại diện mới.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ

Đối với công ty TNHH 1 thành viên, hồ sơ gồm có:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật mới;
• Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi người đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ thay đổi.

Đối với công ty TNHH 2 thành viên, hồ sơ gồm có:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Quyết định của hội đồng thành viên;
• Biên bản họp của hội đồng thành viên;
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật mới;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ thay đổi.

Lưu ý đặc biệt:

Người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên. Trong trường hợp Chủ tịch hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu.

Đối với công ty Cổ phần, hồ sơ gồm có:

Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật, chỉ gồm thay đổi họ tên, thông tin giấy tờ chứng thực cá nhân và không làm thay đổi điều lệ công ty, thì thẩm quyền thay đổi thuộc về Hội đồng quản trị. Hồ sơ gồm có:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Quyết định của hội đồng quản trị;
• Biên bản họp của hội đồng quản trị;
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật mới;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ thay đổi.

Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật, gồm thay đổi chức danh, họ tên, thông tin giấy tờ chứng thực cá nhân và đồng thời làm thay đổi điều lệ công ty, thì thẩm quyền thay đổi thuộc về Đại hội đồng cổ đông. Hồ sơ gồm có:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Quyết định của đại hội đồng cổ đông;
• Biên bản họp của đại hội đồng cổ đông;
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật mới;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ thay đổi.

Lưu ý đặc biệt:

Người ký thông báo thay đổi của công ty cổ phần là một trong các cá nhân sau đây:

• Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật cũ thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu
• Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì người ký thông báo thay đổi được Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền
• Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định tại khoản 4 Điều 156 Luật Doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp hồ sơ và lệ phí công bố thông tin

• Doanh nghiệp nộp trực tuyến thông quan Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia theo địa chỉ www.dangkykinhdoanh.gov.vn;
• Lệ phí công bố thông tin là 100.000 đồng.

Bước 4: Nhận kết quả

• Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp giấy phép kinh doanh mới cho công ty và công nhận người đại diện pháp luật mới. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ thông báo cho doanh nghiệp yêu cầu sửa đổi và bổ sung hồ sơ

Những việc cần làm sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp quản lý tài khoản tại ngân hàng;
• Trường hợp đại diện pháp luật cũ là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi các đơn vị này cho thống nhất;
• Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật mới trên các giấy phép con như: Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm; giấy phép hoạt động thể thao; giấy phép lữ hành….
• Thông báo với đối tác, bạn hàng;
• Thông báo với cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật có gắn liền với hoạt động chuyển nhượng vốn góp cho người đại diện mới, doanh nghiệp cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng và nộp thuế thu nhập cá nhân.

Có phải nộp mẫu 08 thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan thuế 

• Doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục nộp mẫu 08 để thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan thuế.
• Căn cứ Thông tư liên tịch 01/2016/TTLT-BKHĐT-BTC hướng dẫn việc trao đổi thông tin về doanh nghiệp giữa Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Hệ thống thông tin thuế do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư – Bộ Tài chính ban hành:

“Điều 7. Các thông tin trao đổi giữa Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Hệ thống thông tin thuế

1. Các thông tin trao đổi bao gồm:

a) Hệ thống danh mục dùng chung;

b) Thông tin đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc;

c) Thông tin đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nội dung đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc;

d) Thông tin về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc; thông tin về việc vi phạm pháp luật về thuế của người thành lập, quản lý doanh nghiệp;

đ) Thông tin về báo cáo tài chính của doanh nghiệp.”

• Như vậy, khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật, thông tin của người đại diện theo pháp luật mới sẽ được đồng thời cập nhật trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trong quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật, nếu Quý khách gặp khó khăn, vướng mắc vui lòng liên hệ Luật HT 097.765.98.98 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.