Thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần [Thủ tục mới nhất]

Khi thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần, doanh nghiệp cần phải lưu ý đến thủ tục thực hiện, đảm bảo các yếu tố đúng theo quy định của pháp luật Doanh nghiệp.

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Về thời hạn thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

• Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.

Quy định về thuế môn bài của văn phòng đại diện

• Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm;
• Tuy nhiên, theo Công văn 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Đối với thuế thu nhập cá nhân của văn phòng

• Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự

• Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viêm làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm đều được.

Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Bước 1: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện

• Tên Văn phòng đại diện gồm tên công ty + cụm từ “văn phòng đại diện” + tên riêng (nếu có).
• Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện: có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Công ty cổ phần có quyền thành lập Văn phòng đại diện công ty cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính hoặc ở các địa bàn khác trên lãnh thổ Việt Nam hoặc ở nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều Văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện có chức năng đại diện công ty giao dịch và tiếp thị.
• Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và không thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;

+ Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;

+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

+ Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;

+ Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;

+ Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
• Biên bản họp của Hội đồng quản trị;
• Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Bước 3: Nộp hồ sơ

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Hình thức nộp hồ sơ: Qua mạng điện tử.

Bước 4: Nhận kết quả thành lập văn phòng đại diện công ty

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;
• Đối với doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Các thủ tục cần phải thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện

• Làm biển văn phòng đại diện, treo tại trụ sở;
• Trường hợp văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh thì sẽ không phải kê khai và nộp thuế môn bài, doanh nghiệp làm công văn gửi cục thuế để thông báo không thực hiện hoạt động kinh doanh;
• Trường hợp văn phòng đại diện có hoạt động kinh doanh thì hằng năm phải nộp thuế môn bài là 1.000.000 đồng/ năm;
• Kê khai thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho nhân viên làm việc tại văn phòng.

Dịch vụ về thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần của Luật HT

• Tư vấn các điều kiện và các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện;
• Tư vấn các thủ tục với cơ quan nhà nước để thực hiện thành lập văn phòng đại diện;
• Tư vấn cho khách hàng chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến thủ tục về thành lập văn phòng đại diện;
• Nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả bàn giao cho khách hàng;
• Tư vấn các thủ tục sau khi thành lập hộ văn phòng đại diện công ty cổ phần, nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện.

Công ty Luật HT luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp. Mọi khó khăn, vướng mắc Quý khách hàng vui lòng liên hệ hoặc gửi email để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời.