4 Bước thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH

Để thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH, các công ty thuộc loại hình này phải nắm rõ được những tài liệu, hồ sơ, thông tin cần chuẩn bị. Bài viết sau đây Luật HT xin cung cấp đến Quý khách hàng, 04 bước để thành lập như sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin để thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH

Thông tin về tên văn phòng đại diện

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện;

Thông tin về địa chỉ của văn phòng đại diện

• Địa chỉ văn phòng đại diện có thể được đặt trong phạm vi cùng tỉnh hoặc khác tỉnh của địa chỉ công ty. Doanh nghiệp không được sử dụng nhà chung cư hoặc tập thể để đăng ký cho địa chỉ văn phòng đại diện;
• Địa chỉ của văn phòng đại diện ảnh hưởng khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.

Thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện

• Người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân được công ty cử để thực hiện việc quản lý và điều hành hoạt động của văn phòng đại diện. Luật doanh nghiệp không có quy định cụ thể về điều kiện của người đứng đầu văn phòng đại diện. Vì vậy, mọi cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự, có đủ chuyên môn, nghiệp vụ, phẩm chất, đạo đức đều có thể được công ty bổ nhiệm làm người đứng đầu văn phòng đại diện

Các giấy tờ tài liệu cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện

• Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty;
• Bản sao chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Hợp đồng thuê địa chỉ của văn phòng đại diện.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi Văn phòng đại diện đặt địa chỉ, hồ sơ soạn thảo gồm có:

Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

• Thông báo lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Bản sao nghị quyết, quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên;
• Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên;
• Bản sao giấy tờ pháp lý : CMND/CCCD/ Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ.

Đối với Công ty TNHH 1 thành viên

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao Giấy tờ pháp lý : CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH

• Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH được nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư nơi đặt địa chỉ văn phòng đại diện;
• Hình thức nộp: Qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn xử lý hồ sơ: 03 ngày làm việc.

Bước 4: Nhận kết quả thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;
• Đối với doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Đặc điểm của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu;
• Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện;
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ;
• Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Những lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH

• Khắc dấu cho văn phòng đại diện: Con dấu của văn phòng đại diện chỉ sử dụng trong nội bộ văn phòng;
• Thực hiện treo biển hiệu tại văn phòng đại diện;
• Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản;
• Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.
• Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công; tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.
• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn;
• Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (Quý) đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay, các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

Công ty Luật HT luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp. Mọi khó khăn, vướng mắc Quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline 0977659898 hoặc gửi email info.htlaw@gmail.com để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời.