Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

Thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trong trường hợp cần một địa chỉ để liên lạc, thăm dò, tiếp cận thị trường và đối tác, quảng bá thương hiệu công ty. Sau đây, Luật HT xin cung cấp đến Quý khách hàng các thông tin hữu ích về thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh.

Cơ sở pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện và chi nhánh có đặc điểm gì khác biệt ?

Đối với văn phòng đại diện:

• Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập;
• Có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện;
• Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của công ty mẹ và đóng dấu của công ty;
• Văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh nên không phải nộp thuế môn bài hằng năm, tuy nhiên vẫn phải kê khai thuế TNCN, kê khai hồ sơ bảo hiểm cho nhân viên làm việc tại Văn phòng.

Đối với chi nhánh:

• Phát sinh nghĩa vụ thuế tương ứng với việc lựa chọn hình thức hạch toán thuế: Hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc;
• Có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động thay mặt công ty mẹ ký kết các hợp đồng kinh tế, giao dịch với khách hàng và nội bộ chi nhánh;
• Có chức năng kinh doanh một số ngành nghề hoặc toàn bộ ngành nghề của công ty mẹ;
• Chi nhánh phải nộp thuế môn bài hằng năm là 1.000.000 đồng;
• Doanh thu của chi nhánh được chuyển về công ty mẹ và thực hiện các nghĩa vụ báo cáo các loại thuế GTGT, TNCN, BCTC, TNDN…

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty hoặc nhân viên được bổ nhiệm, trừ những trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật như sau:

• Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan; đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước; trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
• Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Điều kiện về tên khi thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt; các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện; địa điểm kinh doanh. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

Điều kiện về trụ sở văn phòng đại diện khác tỉnh

• Trụ sở văn phòng đại diện có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố); tên xã, phường, thị trấn; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có);
• Địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể; nhà chung cư.

Lưu ý về ngành nghề kinh doanh

• Do văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên văn phòng không thực hiện đăng ký ngành nghề kinh doanh mà chỉ đăng ký nội dung hoạt động;
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện là: ” Đại diện cho doanh nghiệp, bảo vệ quyền lợi ích cho doanh nghiệp hăm dò, tiếp cận thị trường và đối tác, quảng bá thương hiệu công ty”.

Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

Bước 1: Chuẩn bị thông tin soạn thảo hồ sơ thành lập

• Thông tin về địa chỉ văn phòng đại diện;
• Người đứng đầu văn phòng đại diện, thông tin cá nhân của người đứng đầu: Họ tên; Ngày sinh; Dân tộc; Quốc tịch; CMND/CCCD/Hộ chiếu số, ngày cấp, nơi cấp; Địa chỉ thường trú và liên lạc; Số điện thoại, email. Trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện là người nước ngoài thì hộ chiếu phải được công chứng cả quyển và dịch công chứng trang có thông tin cá nhân của người đứng đầu;
• Tên văn phòng đại diện, tên riêng (nếu có);
• Nội dung hoạt động;
• Số lượng nhân viên.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập, gồm có:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
• Biên bản họp, quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty công ty TNHH 1 thành viên;
• Biên bản họp, quyết định Hội đồng quản trị với công ty cổ phần;
• Bản sao giấy tờ pháp lý: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thành lập;
• Bản sao giấy tờ pháp lý: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân của người nộp hồ sơ.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh và nhận kết quả

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;
• Đối với doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Các nội dung cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

Quy định nộp thuế môn bài của văn phòng đại diện khác tỉnh

• Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.

Thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công; tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.

Sử dụng và phát hành hóa đơn

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn;
• Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (Quý) đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay, các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

Treo biển tại Văn phòng đại diện

• Thực hiện treo biển hiệu tại văn phòng đại diện;
• Biển hiệu có các thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.

Dịch vụ về thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh của Luật HT

• Tư vấn các điều kiện và các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
• Tư vấn các thủ tục với cơ quan nhà nước để thực hiện thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
• Tư vấn cho khách hàng chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến thủ tục về thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh
• Nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả bàn giao cho khách hàng
• Tư vấn các thủ tục sau khi thành lập hộ văn phòng đại diện, nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện

Những câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

• Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, phí công bố 100.000 đồng.

• Không. Căn cứ theo khoản 1 Điều 84 Bộ luật dân sự 2015 quy định:

“Điều 84. Chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân

1. Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.

2. Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân.

3. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân.

4. Việc thành lập, chấm dứt chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân phải được đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai.

5. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.

6. Pháp nhân có quyền, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do chi nhánh, văn phòng đại diện xác lập, thực hiện.”

Địa chỉ của văn phòng đại diện thành lập ở nông thôn không có số nhà thì có sao không?

• Đối với văn phòng đại diện được thành lập tại nông thôn chỉ cần ghi rõ từ thôn/ xóm.

Một công ty được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện khác tỉnh?

• Không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện, công ty có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một hoặc nhiều địa phương khác nhau.

Công ty tôi có địa chỉ tại Hà Nội muốn thành lập văn phòng đại diện tại Đà Nẵng thì hồ sơ nộp ở cơ quan nào?

• Theo quy định của luật doanh nghiệp khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Trong trường hợp này công ty bạn phải nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh Đà Nẵng.

Công ty Luật HT luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp. Mọi khó khăn, vướng mắc Quý khách hàng vui lòng liên hệ hoặc gửi email để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời.