Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cần thực hiện những bước nào ? Đây là vấn đề thắc mắc của các công ty hiện nay khi trong quá trình hoạt động kinh doanh luôn luôn phát sinh những nội dung đăng ký doanh nghiệp phải thay đổi. Bài viết sau đây của Luật HT xin cung cấp đến các Quý công ty nội dung hữu ích để giải đáp những thắc mắc trên.

Mục lục

Xác định nội dung cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Các nội dung cần thực hiện thủ tục đăng ký/ thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp là những nội dung được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép kinh doanh của công ty, đó là:

Tên công ty;
Địa chỉ trụ sở công ty;
Vốn điều lệ công ty;
Thay đổi thành viên công ty hợp danh, công ty TNHH 2 thành viên, thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định mới áp dụng từ 01/07/2025.
Người đại diện theo pháp luật của công ty;
Chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên;
Thay đổi thông tin cổ đông là người nước ngoài;
Ngành nghề kinh doanh;
Các thông tin đăng ký thuế;
Thông tin trên giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
Thông tin liên lạc như: số điện thoại, fax, email, website.

Các nội dung cần lưu ý khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Không được thực hiện thủ tục thay đổi khi công ty thuộc một trong những trường hợp sau

Bị treo mã số thuế doanh nghiệp trong trường hợp không hoạt động tại trụ sở công ty;

Đã bị Cơ quan đăng ký kinh doanh ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

Đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;

Theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc cơ quan công an.

Lưu ý khi thay đổi tên công ty

Tên công ty thay đổi không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã đăng ký trước đó;

Tên công ty phải phù hợp với thuần phòng mỹ tục, không vi phạm đạo đức, lịch sử, văn hóa.

Lưu ý khi thay đổi giảm vốn điều lệ

Tất cả các loại hình công ty chỉ được giảm vốn điều lệ khi đã hoạt động đủ 2 năm liên tục; trừ trường hợp giảm vốn điều lệ do không góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

Việc giảm vốn điều lệ được thực hiện bằng hình thức hoàn trả một phần vốn góp cho tất cả cổ đông, thành viên công ty, tương ứng với tỷ lệ phần trăm sở hữu vốn của họ trong công ty. Chứ không được hoàn trả cho 1 cổ đông, 1 thành viên nhất định trong công ty;

Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, khi giảm vốn điều lệ phải cung cấp Báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.

Lưu ý khi thay đổi cổ đông của công ty cổ phần

Khi thay đổi cổ đông của công ty cổ phần do chuyển nhượng cổ phần, vốn góp, công ty không cần phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thủ tục này sẽ được thực hiện trong nội bộ công ty và cổ đông chuyển nhượng cổ phần phải thực hiện thủ tục nộp hồ sơ và nộp thuế thu nhập cá nhân do chuyển nhượng cổ phần. Nếu cổ đông đó không nộp được hồ sơ thì công ty sẽ phải nộp thay.

Thuế thu nhập cá nhân phải nộp được tính như sau:

Thuế thu nhập cá nhân phải nộp = Giá chuyển nhượng chứng khoán từng lần x Thuế suất 0,1%

Lưu ý: Thời hạn nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân là 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng chuyển nhượng.

Lưu ý khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Khi thay đổi thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên, thành viên chuyển nhượng vốn phải thực hiện thủ tục kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân. Nếu thành viên đó không nộp được hồ sơ thì công ty sẽ phải nộp thay.

Thuế thu nhập cá nhân phải nộp được tính như sau:

Thuế thu nhập cá nhân phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất 20%
Thu nhập tính thuế = Giá chuyển nhượng – Giá mua của phần vốn góp

Lưu ý: Thời hạn nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân là 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng chuyển nhượng, cá nhân bắt buộc phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân kể cả trong trường hợp không phát sinh thu nhập tính thuế.

Lưu ý khi thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên

Khi thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên, trường hợp thành viên là cá nhân, phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân do chuyển nhượng vốn tương tự như công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

Thuế thu nhập cá nhân phải nộp được tính như sau:

Thuế thu nhập cá nhân phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất 20%
Thu nhập tính thuế = Giá chuyển nhượng – Giá mua của phần vốn góp

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ thay đổi tên công ty

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi tên doanh nghiệp.
Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi (nếu có);

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi (nếu có);

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi (nếu có);

Hồ sơ tăng/ giảm vốn điều lệ công ty

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi vốn điều lệ;
Bản sao hoặc bản chính biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi vốn điều lệ;
Bản chính hoặc bản sao giấy tờ chứng minh việc góp vốn, mua cổ phần đã được thanh toán tương ứng với phần vốn điều lệ đăng ký tăng trong trường hợp công ty đăng ký tăng vốn điều lệ;
Bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.
Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi (nếu có);

Hồ sơ thay đổi ngành nghề công ty

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi (nếu có);
Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thông báo thay đổi (nếu có);

Bước 2: Nộp hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và lệ phí công bố thông tin

Công ty nộp hồ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ và nộp lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp.

Phương thức nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Theo khoản 1 Điều 37 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp:“Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”
Theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2025 hướng dẫn bởi chương IV của Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc thực hiện đăng ký doanh nghiệp chỉ được thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, cơ quan đăng ký kinh doanh không nhận hồ sơ trực tiếp cho thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Nộp hồ sơ trực tuyến: tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn.
Mọi thông tin thực hiện thủ tục được thực hiện qua tài khoản đăng ký kinh doanh nghiệp và kết quả thay đổi được gửi về doanh nghiệp theo đường bưu chính, doanh nghiệp nộp lệ phí thay đổi và lệ phí công bố thông tin bằng hình thức chuyển khoản qua thẻ ATM.

Bước 3: Nhận kết quả và thực hiện các thủ tục sau khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Trường hợp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp lệ, sau 03 ngày làm việc cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi, Giấy xác nhận thay đổi cho công ty
Từ ngày 01/07/2025 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chỉ được cấp bản điện tử, không còn được cấp bản giấy như trước đây (trừ trường hợp hệ thống đăng ký kinh doanh bị lỗi).
Sau khi được cấp Đăng ký kinh doanh mới, bản Đăng ký kinh doanh cũ của công ty hết hiệu lực và không phải trả lại cho cơ quan đăng ký kinh doanh, công ty lưu giữ lại tại trụ sở công ty.

Lưu ý sau khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Với các trường hợp thay đổi nội dung như: tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện sau khi thay đổi doanh nghiệp cần thực hiện:

Cập nhật thông tin thay đổi với ngân hàng;
Thay đổi biển công ty: nếu thay đổi tên công ty, trụ sở công ty;
Khắc lại con dấu công ty trong trường hợp thay đổi tên công ty, trụ sở công ty;
Cập nhật thông tin mới được ghi nhận trên các loại giấy phép con, chứng chỉ, giấy tờ sở hữu tài sản (nếu có);
Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử, chữ ký số;
Thông báo với đối tác, khách hàng của công ty…

Mọi nội dung vướng mắc về thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp Quý khách hàng vui lòng liên hệ Luật HT để được hỗ trợ tư vấn miễn phí!

Thông tin liên hệ: